季雪刚:电子文件管理之企业战略

来源:中国中小企业网        更新时间:2011-11-30 14:39:45


      2011年11月26日下午,第六届中国中小企业家年会之信息路上——第三届中国中小企业信息化与电子商务前沿报告会在北京成功召开,论坛围绕如下主题展开:“机遇和挑战并存的背景下,如何运用信息技术增强企业的管理和技术创新能力,如何制定企业信息化发展战略来提升企业的核心竞争力,如何把信息化系统融入日常的管理工作为企业带来效益。”

      清华紫光软件系统有限公司档案事业部总经理季雪刚在会上表示:“微观层面,如何精细化管理,如何进行知识化管理,如何集成化进行管理?电子文件管理规范方面,从三个视角,从管理的视角,业务视角,技术视角来实现整个规范体系的建立。”

      季雪刚演讲全文如下:

      非常荣幸今天能够参加本届中小企业家年会,应该说前面几位领导、专家确实从信息化角度讲了如何提高一个企业的管理,包括如何进行营销,还有中小企业目前面临的困境,其实从某种意义角度说,我的现状也属于中小企业,我们本身也为大型企业服务,这是一个角色。 另外一个角色,本身我们紫光也是面向IT的,也是搞信息化的。我就从另外一个视角阐述信息化对企业的作用。

      前面教授从如何利用信息化实现营销,我是从内部管理的角度,怎么去实现信息资源的管理。

      题目是电子文件管理之企业战略,首先我们都知道,现在不管是大公司,还是小公司,都在进行信息化,都要通过信息化的手段来实现企业的内部管理。主要是管理 人才物为中心进行信息管理。很重要的另外一个内容,信息资源,其中目前很多企业开始以信息系统加信息资源作为一个企业核心资产。比如沃尔马是零售行业巨头,除了这么多门店,最核心的是后台的信息系统,以及很多的资源。这个资源就在系统里,比如卫星定位的物流管理系统等等,都是核心的资源。

      比如咨询业埃森哲也是以后台的信息系统为核心的资源,比如知识管理系统,现在大小企业都在以信息化的方面成为核心的战略手段。

      今天我要说的内容其中一个是在信息资源里的电子文件,这个电子文件不是我们传统理解的,从网上下载的文档,是有特定的含义。

      我主要讲的内容:电子文件基本概念,确实有特定的含义。目前企业电子文件管理现状与挑战,电子文件管理体系框架,面对这些困难,如何系统性的解决这些问题。电子文件管理信息化解决方案,我们在整个体系框架里的一部分。

      一、什么是电子文件?

      大家对文件的概念本身也不是太熟悉,大型企业已经到了一个很规范的管理,对文件档案非常严格的管理。

      文件是指机构或个人在履行其法定义务或业务事物活动过程中形成、受到并保管的作为证据及信息的记录。

      什么是电子文件?电子化形成的一些文件,是业务流程中电子化的产物,同时具备大部分传统文件的功能。

      文件相关实体之间的关系,我们知道一个责任主体是一个人,同时产生的结果是文件,进行业务活动过程中,会产生文件。比如说在从事某一个业务活动中,自然会创建一些文件,这些文件是我们要管理很重要的对象。

      他也是有一些基本规律,本身文件是属于信息资源的范畴,也遵循了一些规律。比如信息生命周期,从采集、组织、存储、利用、处理,都会遵循这样的规律。

      把相关的人的活动也是形成了一个规律,比如文件连续体理论,指的是文件往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程。四个角度,先从来源角度,比如员工个人到部门到机构到社会,相关的河东,比如从某一个行为,到部门的活动,到职能到目标,目标指的是企业目标。文件保管形式的角度来说,会从文件按照全宗的集合。凭证的角度,行为记录到活动凭证,机构记忆到社会记忆。整个组织在运转的过程中产生一堆文件,通过一个组织的方式。最后利用。

      二、电子文件管理现状及挑战

      信息时代电子文件对企业的战略意义,首先电子文件已成为企业的基本信息支撑,这确实是一个事实。我们通过这么多年的信息化之后,后台其实是带来了一些信息资源。电子文件是企业内部交流、知识传播、社会交往的基本信息工具。我们在办公等等,各种活动过程产生了大量的基础文件。电子文件是企业文化传承的主要载体,我们从小企业到种型企业、大型企业,把历史记录起来也是靠文件。

      企业电子文件管理面临巨大的挑战,电子文件的证据地位未立,电子文件大量流失,电子文件信息资源分散,电子文件长期保存难题,电子文件信息安全状况堪忧,文件信息孤岛面临深化风险,信息资源增值服务能力地下。

      三、电子文件管理体系框架

      电子商务文件管理企业战略,电子文件管理企业战略从公司层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本型、长期性问题进行的目标定位统筹规划和基本制度安排,是企业对电子文件管理工作的基本台湾和总体思路,是企业信息化战略的重要组成部分,是保护企业信息。

      构件全面的电子文件管理体系,首先从观念上,从制度的标准上,落实到某一个组织机构上,后台是工具和方法,方法流程软件等等,同时法规是很重要的部分,按安全保障体系构成了一个真正电子文件管理体系。

      管理目标,形成并保存真是可靠和可用的文件,一边在整个文件保存时间内对业务职能和活动提供支持,同时要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行。

      指导思想,要解决这些问题,同时通过技术手段和管理手段结合来解决这些问题。同时是以文件系统为中心的模式。

      比如说我们中间是通过采集各个业务系统过程中产生的文件,以这个为中心,连接形成者利用者和管理者。

      这是电子文件管理系统功能框架,目前这已经是成为在上个世纪九十年代美国航空数据系统咨询委员会制订的标准,后来发现这些模型可以拓宽到其他领域,02年的时候已经和ISO组织形成合作形成国际的标准。这个模型主要解决那些问题?首先是一个文件的采集问题,第二文件长期保存的问题,还有电子文件如何利用的问题。这是有相关标准功能的制订。

      电子文件管理过程中,我们要遵循那些原则?

      全程管理原则,我们要从文件的产生到最后利用,贯穿全程管理原则。

      前端控制原则,为了有效后期有效的利用,进行前期的控制,如何从员工手里有价值的文件采集到。

      集成管理原则,文件来自于各个业务系统,和他进行集成。这是要遵循的管理原则。

      如果是某一个部门实现是很困难的,从公司层面自上而下实现的,从资产管理角度进行管理,企业运营过程中产生大量有价值的电子文件,其实已经是企业的资产,可能看不着,确实是资产。从绩效管理角度如何提高电子文件的收集和利用。

      微观层面,如何精细化管理,如何进行知识化管理,如何集成化进行管理?

      电子文件管理规范方面,从三个视角,从管理的视角,业务视角,技术视角来实现整个规范体系的建立。

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